Formularios de pago online: cómo cobrar pedidos y donaciones
Qué incluir en un formulario de pedido, reserva, inscripción o donación, cómo mostrar precios y totales, qué no pedir nunca y cómo probarlo antes de cobrar.
En esta página
- Paso 1: Decide qué necesitas para entregar el pedido
- Paso 2: Añade los campos, con el pago al final
- Paso 3: Define precios, cantidades y el total
- Paso 4: Mantén los datos de tarjeta fuera de tus campos
- Paso 5: Escribe el recibo y la política de reembolso
- Paso 6: Prueba el formulario de pago y después publícalo
- Errores comunes
- Cómo hacerlo en Claform
- Preguntas frecuentes
Un formulario de pago online necesita cuatro cosas: los datos que necesitas para entregar el pedido, precios y un total que el comprador pueda revisar antes de pagar, un paso de pago gestionado por tu procesador de pagos (nunca campos de tarjeta creados por ti) y un recibo automático con tu política de reembolso. Prepara esas cuatro piezas y prueba cada camino en modo de prueba antes de compartir el enlace.
Los pasos son los mismos para una panadería que acepta encargos, un estudio que reserva clases, un club que vende plazas para un evento y una organización sin ánimo de lucro que recibe donaciones.
Paso 1: Decide qué necesitas para entregar el pedido
Parte de lo que debes saber para entregar el pedido, la reserva o la donación, y no pidas nada más. Cada campo antes del paso de pago es un motivo más para abandonar.
| Formulario | Pide | Lógica de precio | El recibo confirma |
|---|---|---|---|
| Pedido de productos | Nombre, correo, artículos y cantidades, recogida o envío, dirección solo para envíos | Precio unitario por cantidad, más gastos de envío si se eligen | Artículos, total, hora de recogida o fecha de entrega |
| Reserva o clase | Nombre, correo, fecha y franja horaria, número de personas | Precio por persona o por franja | Fecha, hora, lugar, plazo de cancelación |
| Inscripción a un evento | Nombre y correo de quien compra, nombre de cada asistente, tipo de entrada, necesidades alimentarias o de accesibilidad | Precio por tipo de entrada, precio anticipado hasta una fecha | Una entrada por asistente, lugar, plazo de reembolso |
| Donación | Importe, única o mensual, nombre y correo para el recibo, dedicatoria opcional | Importes sugeridos más un importe libre con un mínimo | Importe, fecha y datos de la organización |
Pide un número de teléfono solo si vas a llamar o escribir por el pedido, como hará un repartidor. Si no, hazlo opcional o elimínalo.
Paso 2: Añade los campos, con el pago al final
Pon primero los datos de contacto, después el pedido, luego el total y el paso de pago al final de todo, para que nadie pague antes de ver exactamente qué está pagando.
Haz obligatorio un campo solo cuando no puedas entregar el pedido sin él, y deja la casilla de comunicaciones comerciales aparte, sin marcar y después de los datos del pedido. Según el considerando 32 del RGPD de la Unión Europea, las casillas premarcadas no constituyen consentimiento, y comprar una barra de pan no equivale a aceptar un boletín. Si algunas preguntas solo afectan a algunos compradores (dirección de envío, nombre de un segundo asistente), muéstralas con lógica de salto en lugar de preguntárselas a todos.
Paso 3: Define precios, cantidades y el total
Muestra el precio en cada opción, deja que el formulario calcule el total y muestra el subtotal, el descuento si lo hay, los impuestos y el total final en líneas separadas antes del paso de pago.
- Pon el precio unitario en la etiqueta de la opción, como en "Pan de masa madre, 800 g ($8.00)", para que nadie tenga que buscarlo.
- Fija una cantidad mínima y una máxima para cada artículo. La máxima es la forma de no vender lo que no tienes.
- Muestra los gastos de envío, un complemento o los campos de un segundo asistente solo cuando una respuesta anterior los haga relevantes.
- Aplica los descuentos antes de los impuestos, salvo que tu normativa local diga otra cosa, y redondea una sola vez, al final.
- En los pagos recurrentes, indica junto al botón de pago el importe, la frecuencia, cuándo se hará el siguiente cargo y cómo cancelar.
Un total de ejemplo, en dólares estadounidenses, para dos panes y un tarro de mermelada con un código de descuento del 10 por ciento y un impuesto sobre las ventas del 8 por ciento:
| Línea | Cálculo | Importe |
|---|---|---|
| 2 × Pan de masa madre | 2 × $8.00 | $16.00 |
| 1 × Mermelada de fresa | 1 × $6.50 | $6.50 |
| Subtotal | $22.50 | |
| Código de descuento SPRING10 | 10% de $22.50 | -$2.25 |
| Impuesto sobre las ventas | 8% de $20.25 | $1.62 |
| Total cobrado | $21.87 |
La misma cifra debe aparecer en el formulario, en el panel de tu procesador de pagos y en el recibo. Los compradores notan una diferencia de un céntimo, y nadie en tu equipo podrá explicarla con facilidad.
Paso 4: Mantén los datos de tarjeta fuera de tus campos
No pidas nunca un número de tarjeta, un código de seguridad, una contraseña de banca online ni un PIN en un campo normal del formulario. Los datos de tarjeta van solo en el paso de pago que proporciona tu procesador de pagos.
Todo lo que se escribe en un campo normal se guarda con la respuesta, se copia en las exportaciones y a menudo acaba en los correos de notificación. El Estándar de Seguridad de Datos de la Industria de Tarjetas de Pago (PCI DSS) se aplica a cualquier negocio que almacene, procese o transmita datos de tarjeta, y no permite conservar el código de seguridad una vez autorizado el pago. El elemento de pago de un procesador mantiene los datos de tarjeta en el lado del procesador, y eso es lo que los deja fuera de tus registros.
La misma regla vale para los números completos de documento de identidad o de seguridad social que la ley no te obliga a recoger, y para fotos de tarjetas o documentos. Si necesitas comprobar la edad o la identidad, hazlo en persona o con un servicio creado para ello.
Paso 5: Escribe el recibo y la política de reembolso
Envía un recibo automático a cada comprador y pon la política de reembolso en el propio formulario, junto al paso de pago, en dos o tres frases claras.
Un recibo debe incluir el nombre de tu negocio u organización y una dirección de contacto, la fecha, los artículos, las cantidades y el total con impuestos, una referencia del pedido, lo que pasa después (hora de recogida, fecha de la clase, dirección del evento) y la política de reembolso o un enlace a ella. En las donaciones, añade el nombre legal de la organización, su número de registro como entidad benéfica si lo tiene y si quien dona recibió algo a cambio. En Estados Unidos, la Publicación 1771 del IRS explica cuándo una organización benéfica debe dar a los donantes un justificante por escrito y qué debe decir; otros países tienen sus propias normas, así que consúltalo con tu asesor contable.
Políticas de reembolso para adaptar:
Pedidos: Puedes cancelar con reembolso completo hasta 24 horas antes de tu hora de recogida. Después no podemos reembolsar productos frescos, pero reemplazaremos cualquier cosa que llegue equivocada o dañada. Escríbenos con tu número de pedido.
Reservas: Cancela hasta 48 horas antes de tu clase para recibir el reembolso completo. Las cancelaciones posteriores y las ausencias no se reembolsan, pero puedes cambiar tu reserva una vez sin coste.
Eventos: Las entradas son reembolsables hasta el [fecha]. Después puedes transferir tu entrada enviándonos por correo el nombre del nuevo asistente. Si cancelamos el evento, todos reciben el reembolso completo.
Donaciones: Las donaciones no suelen ser reembolsables. Si donaste un importe equivocado por error, escríbenos en un plazo de 30 días y te lo devolveremos.
Reembolsa a través del mismo procesador de pagos y no en efectivo, para que el pago y el reembolso queden juntos en el registro.
Paso 6: Prueba el formulario de pago y después publícalo
Recorre cada camino del formulario en el modo de prueba de tu procesador de pagos antes de publicarlo, y después haz una compra real pequeña y reembólsala. Stripe, por ejemplo, publica números de tarjeta de prueba que simulan un pago correcto, un rechazo y una tarjeta que pide autenticación adicional.
- Pide cada producto al menos una vez, con la cantidad mínima y con la máxima.
- Aplica un código de descuento válido, uno caducado y uno mal escrito.
- Compara el total del formulario, el del panel del procesador y el del recibo, hasta el céntimo.
- Usa una tarjeta de prueba que se rechace y comprueba que el comprador ve un mensaje claro y que ningún pedido queda registrado como pagado.
- Abre el correo del recibo en un teléfono y revisa el nombre, los artículos, el total y la política de reembolso.
- Haz un reembolso y comprueba que aparece tanto en tus registros como en los del procesador.
- Pasa a modo real, haz un pedido de verdad con tu propia tarjeta, reembólsalo y borra todas las respuestas de prueba.
Errores comunes
- Datos de tarjeta en un campo de texto. Usa solo el paso de pago del procesador.
- El total solo aparece después de pulsar pagar. Muéstralo antes en el formulario.
- Un teléfono obligatorio que nunca vas a usar. Hazlo opcional o elimínalo.
- Una casilla de boletín premarcada. Déjala sin marcar y separada del pedido.
- Sin política de reembolso hasta la primera solicitud. Escríbela antes de publicar y ponla junto al paso de pago.
- Probar solo el pago correcto. Prueba también rechazos, códigos caducados y reembolsos.
Cómo hacerlo en Claform
Un formulario de pago de Claform se crea en el mismo editor que las encuestas: añades productos con precios y cantidades, muestras las opciones adecuadas con lógica y configuras códigos de descuento e impuestos por formulario, con los impuestos aplicados después del descuento. Los compradores pagan dentro del formulario a través de tu propia cuenta de Stripe conectada, con tarjeta, Apple Pay, Google Pay o Link, y el envío solo se acepta cuando Stripe confirma el pago. Cada comprador recibe un recibo por correo, ves cada pago junto a las respuestas y los reembolsos se hacen desde el panel. Para organizaciones sin ánimo de lucro, el formulario de donación añade importes sugeridos y libres, un objetivo de recaudación con barra de progreso y, en Business, donaciones mensuales. Consulta formularios de pedido y pago y formularios de donación; para conocer la opinión de los compradores después, la plantilla de encuesta posterior a la compra es un buen punto de partida.
Preguntas frecuentes
¿Es seguro pedir los datos de tarjeta en un formulario online?
Solo dentro del paso de pago que proporciona un procesador de pagos como Stripe, donde los datos de tarjeta se quedan en el procesador. No pidas nunca números de tarjeta ni códigos de seguridad en un campo de texto normal: acaban en tus respuestas, exportaciones y correos, y PCI DSS no permite guardar el código de seguridad.
¿Necesito mi propia cuenta en un procesador de pagos para cobrar en un formulario?
Sí. Las herramientas de formularios se conectan a una cuenta del procesador a tu nombre, y el dinero se ingresa en esa cuenta y después en tu banco según el calendario de pagos del procesador. Abrirla implica verificar los datos de tu negocio, así que empieza unos días antes de necesitar el primer cobro.
¿Muestro los precios con o sin impuestos?
Sigue lo que esperan los compradores de tu mercado. En la Unión Europea y el Reino Unido, los precios para consumidores se muestran normalmente con el IVA incluido, mientras que en Estados Unidos suelen mostrarse sin el impuesto sobre las ventas, que se suma al pagar. En ambos casos, muestra el impuesto en su propia línea antes del pago y comprueba cómo trata tu normativa local los descuentos.
¿Cómo gestiono los reembolsos de pedidos hechos con un formulario?
Publica la política en el formulario antes de que nadie pague, reembolsa a través del mismo procesador para que el registro siga vinculado al pago y anota el motivo de cada reembolso. Si los reembolsos se concentran en un producto, una fecha o una pregunta del formulario, lo que hay que corregir es el formulario o la oferta, no solo el reembolso.